Deze website maakt gebruik van cookies om ons te helpen uw gebruikerservaring te verbeteren. Meer informatie of Accepteren
Stade advies

Agile werken als het om veranderen gaat

18 juni 2021

Rudy Bonnet is senior-adviseur bij Stade Advies en heeft regelmatig opdrachten waar veranderingen of vernieuwingen centraal staan. Hij maakt hierin gebruik van een aantal principes van het Agile werken. Agile staat letterlijk voor wendbaar, lenig en flexibel en is een manier van denken, werken en organiseren.

De basisprincipes van Agile werken
Als verandermanager geef je richting aan processen waarbij sprake is van iets nieuws of iets anders, dit kan een andere wijze van werken zijn maar ook het opzetten van een organisatie. De verandering is het uitgangspunt en de volgende vier uitgangspunten van het Agile werken zijn de basisprincipes:

  1. Start met en vanuit samenwerken
  2. Lever resultaten
  3. Reflecteer op de feedback
  4. Verbeter vervolgens waar je mee bezig bent

Werken vanuit wat er op tafel ligt
Rudy heeft als projectleider al diverse keren aan veranderingen gewerkt, zoals het doorontwikkelen van een drietal Ouder en Kindcentra in Amsterdam-Zuid, maar ook het bouwen aan een nieuwe regionale overlegstructuur rondom jeugd en veiligheid in de regio Food Valley. Momenteel is hij projectleider in Rotterdam, waar één van de eerste drie Centra voor huiselijk geweld en kindermishandeling in Nederland van de grond komt.

Na het plotselinge vertrek van de vorige projectleider stapte hij op een rijdende trein in een hectische periode. Er was behoefte aan overzicht en verdere doorontwikkeling van de samenwerking. Op papier lag een plan met mijlpalen waarvan een groot deel nog niet gerealiseerd was en het beoogde tijdpad niet meer synchroon liep met de stand van zaken op dat moment. De vraag was hoe te beginnen.

Stap een was het creëren van overzicht: wat moet er geregeld worden en wie doet wat. Het bestaande plan van aanpak was niet meer actueel. Zo was de genoemde openingsdatum van het nieuwe centrum op heel korte termijn en niet haalbaar.

Dit was het moment om een aantal (agile) principes in gang te zetten. De belangrijkste keuze was: volgen we een plan of anticiperen we op de veranderingen. Vanuit agile organiseren kies je dan voor het tweede. En per definitie kies je dan eerst voor de mensen die met de vernieuwing of verandering moeten werken en voor wie deze bedoeld is. Dit laatste is ook – niet voor niets – een belangrijk motto van Stade Advies: ‘Voor kwaliteit van samenleven’. In opdrachten wordt altijd (kritisch) gekeken naar wat mensen er beter op worden.

Het proces om ergens te komen is minstens zo belangrijk als het resultaat
Het eerdergenoemde plan van aanpak ging over de resultaten en niet over hoe er te komen.

Dat is tekenend voor de tijd waarin we nu leven. Men is opzoek naar houvast. Kijk naar de corona situatie, waarin Hugo de Jonge continu moet bijstellen. Aan het begin van de coronacrisis kon hij niet zeggen dat er binnen enkele maanden een vaccin zou zijn; dat duurde uiteindelijk nog ruim een jaar.

Ook in het veranderproces moet voortdurend worden bijgestuurd door te anticiperen op de omstandigheden. Vooral de mensen die controle willen houden vinden dat lastig. Om dat los te kunnen laten moet je erop kunnen vertrouwen dat agile werken niet betekent dat er geen structuur of aansturing meer is. Het gaat vooral om het anders organiseren van dat wat er moet gebeuren.

Voor een opdrachtgever betekent dit dat hij of zij er moet kunnen vertrouwen dat de meest urgente zaken voortvarend worden aangepakt en dat de resultaten stimulerend en maatgevend zijn voor de rest van het verander- of vernieuwingstraject.

Dit levert in de praktijk ook wel spanningen op. Het is heel begrijpelijk dat opdrachtgevers resultaten willen zien. Daarom is het ook goed om daar op gezette tijden gezamenlijk bij stil te staan, in lijn met de eerdere genoemde basisprincipes. Op deze manier in- en met elkaar investeren leidt tot een duurzame samenwerking, waarbij vertrouwen de basis is.

Niemand ziet de olifant
Als het heel hectisch is, is iedereen heel druk bezig met een stukje van de olifant en ziet niemand nog de hele olifant. Vooral als het gevoel verdwijnt dat men samen de klus klaart wil het beeld van de olifant nog wel eens helpen. Samen de klus klaren is een belangrijke kernwaarde en de motor voor veranderingen. Dit betekent dat er veel aandacht is voor het verbinden en samenbrengen van mensen. Met andere woorden, om de olifant tevoorschijn te halen.

De vraag is hoe we aan de ene kant tegemoet kunnen komen aan de behoefte om het werk met elkaar te delen en aan de andere kant resultaatgericht te blijven. Dit kan bijvoorbeeld door als projectleider te stimuleren dat mensen zelf de beweging naar elkaar maken en er kleine samenwerkingsnetwerkjes ontstaan. Vervolgens kunnen de opbrengsten in een gezamenlijk overleg gedeeld worden, door aan te geven wat er moest gebeuren, met wie dit is opgepakt en wat dit heeft opgeleverd. Op deze manier houdt iedereen, maar zeker ook een projectleider, het overzicht. Bovendien wordt voorzien in de behoefte om zaken met elkaar te delen en het neemt niet te veel tijd in beslag.

Tot slot
Agile werken is niet zaligmakend, op sommige plekken is het zelfs al een jeukwoord. Maar veel van de uitgangspunten passen bij deze tijd waarin veranderingen elkaar snel opvolgen. In de softwarewereld is, vanuit frustratie over de trage manier van werken uit de traditionele sectoren van de economie, deze manier van werken ontstaan. Uit onderzoek van KPMG blijkt dat bijna 75% van de bedrijven in Nederland nu al gebruik maakt van een vorm van agile werken en de verwachting is dat dit de komende jaren de nieuwe norm zal zijn voor het doorvoeren van veranderingen. Als het al een hype zou zijn, dan waait deze voorlopig nog niet over.

Rudy Bonnet
Senior-Adviseur Stade Advies, projectleider Centrum Huiselijk Geweld en Kindermishandeling Rotterdam
Email: r.bonnet@stade.nl
Tel: 06 51 74 97 12