Deze website maakt gebruik van cookies om ons te helpen uw gebruikerservaring te verbeteren. Meer informatie of Accepteren
Stade advies

Digitaal vergaderen? Iedereen kan het!

7 mei 2020

‘Handen wassen’, ‘blijf zoveel mogelijk thuis,’ ‘vermijd grote gezelschappen’ en ‘grote bijeenkomsten worden verboden’; dat waren half maart de eerste maatregelen van het kabinet om het coronavirus te bestrijden. Wat corona nu werkelijk inhield besefte ik tot dat moment nog niet. Een virus afkomstig uit China had in een aantal landen al veel mensen geïnfecteerd. De media informeerden ons over lock-down, beelden van lege straten, overvolle ziekenhuizen en vreselijke verhalen. Maar nog steeds ver weg…

Het echte besef kwam in de eerste week van thuiswerken: meerdere keren per uur de loeiende sirenes van ambulances die af en aanreden en het zwaar brommende geluid van de helikopters die maar bleven overvliegen. Wat was er in mijn Brabantse provinciestad aan de hand? Af en toe sprongen de tranen in mijn ogen als ik ze weer hoorde. Het leek wel oorlog. Het hield maar niet op. Ik was bang voor deze onzichtbare vijand en tegelijkertijd blij om thuis te kunnen werken. Nou ja, werken…

Als adviseur voor huurdersorganisaties bestaat een heel groot deel van mijn werk uit vergaderen met huurdersorganisaties: bestuursvergaderingen en themabijeenkomsten, voorbereiden van adviezen, ondersteuning in het overleg met verhuurders en gemeente, en advisering bij het maken van prestatieafspraken. Allemaal bijeenkomsten die niet door konden gaan.

Maar als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan: vergaderen via internet. Dat deed ik af en toe al met sommige huurdersorganisaties, met wisselend succes. Er waren altijd mensen die niet konden inloggen of geen beeld of geen geluid hadden. Toch leek er nu geen andere mogelijkheid.

Ik informeerde bij collega’s en verdiepte me in de verschillende mogelijkheden en programma’s. Als het dan toch moest, dan moest het ook maar direct goed. Een hele ochtend onderzocht ik de mogelijkheden van het internet. Net zo lang tot ik wist welk programma ik het beste kon gebruiken en hoe dat op hoofdlijnen werkte.

Nu hadden de meeste bestuursleden van de huurdersorganisaties – veel van hen op leeftijd – niet zoveel digitale ervaring. Maar na meerdere telefoongesprekken kon ik ze van de voordelen van online vergaderen overtuigen. Ik heb ze geholpen aan een korte en duidelijk instructie (“klik op de link in de uitnodiging”) om deel te kunnen nemen aan de vergadering via Teams. Daarnaast was ik de eerste keren beschikbaar om bij problemen met het inloggen telefonisch assistentie te kunnen verlenen.

Van het eerste bestuur dat met mijn hulp digitaal vergaderde waren 5 van de 6 bestuursleden in de leeftijdscategorie 70+, enkelen zelfs boven de 80. De start van de vergadering was spannend: zou het ze lukken met mijn instructie en het klikken op de link toegang te krijgen tot de vergadering? Eén voor één verschenen ze op het scherm. Een beetje onwennig, maar ook heel trots dat het gelukt was. Ze waren niet alleen blij elkaar na een aantal weken weer terug te zien, maar ook blij hun vrijwilligerswerk als bestuurslid van de huurdersorganisatie weer op te kunnen pakken. Het werd een fijne vergadering.

De laatste vraag: wanneer is de volgende keer dat we zo vergaderen? Een groter compliment hadden ze me niet kunnen geven. Digitaal vergaderen? Iedereen kan het!

Marlies Bodewus
Senior Adviseur Wonen Stade Advies
Email: m.bodewus@stade.nl
Tel: 06 51 05 88 14