Er kwam een commissie die – onder leiding van een adviseur – de kaders en de richting omschreef voor de vernieuwing van het bestuur en wijze van omgaan met elkaar in de vereniging. Voor de verandering was een half jaar uitgetrokken. Tijdens die periode bleef het oude bestuur in functie om de nog lopende zaken af te handelen.
Toen dit plan was goedgekeurd werd iemand gezocht die op basis van deze uitgangspunten op zoek ging naar nieuwe bestuursleden. Door mijn ideeën over de aanpak kwam de vraag ‘Kunt u ons een nieuw bestuur leveren?’ – die in concurrentie was uitgezet bij meerdere bureaus – op mijn bordje. Het was januari en in juni moest er een nieuw bestuur worden benoemd. Een hele mooie, maar ook een stevige uitdaging.
In een aantal gesprekken verkende ik aan de hand van het goedgekeurde veranderingsplan de situatie. Hoe werkten de huurdersorganisatie en de corporatie samen en hoe zou dat anders kunnen? Hoe kan de communicatie beter? Alle belangrijke onderwerpen bracht ik in de zoektocht naar nieuwe bestuursleden in kaart. Wat ik ook nodig had, was een aantal mensen die lokaal goed bekend waren. Bijna iedereen die ik sprak noemde wel een of meerdere namen van huurders die wilden meedenken. Met hen nam ik contact op en voerde ik een kennismakingsgesprek. Ik nodigde ze uit om deel te nemen aan de transitiecommissie, die mij in mijn zoektocht zou gaan helpen en begeleiden.
De transitiecommissie bestond bij de start uit bijna 10 betrokken huurders. De meesten van hen hadden geen idee wat een huurdersorganisatie is of doet. Dat is de reden dat ik tijdens een startbijeenkomst het nodige over huurdersorganisaties en hun werkveld heb verteld
We zochten een bestuur dat vanuit de huurders kwam en dat zich zou inspannen voor de zaken die de huurders belangrijk vinden. Het motto van de transitiecommissie was ‘door de huurders, voor de huurders’!
Een belangrijk motto, want een van de onderdelen van mijn opdracht was dat het bestuur meer aansluiting bij de achterban zou moeten zoeken (ophalen van informatie en informatie geven). Daarom leek het mij een goed idee om niet alleen de leden van de huurdersorganisatie, maar alle huurders van de corporatie te betrekken in de zoektocht naar het nieuwe bestuur.
De transitiecommissie organiseerde drie inloop-bijeenkomsten in de wijk. Dat gebeurde in de wijken waar de meeste woningen van de corporatie stonden. Zo zochten we de huurders op en kwamen we naar ze toe. Via flyers, advertenties en persberichten in de huis-aan-huisbladen en een mail die door de corporatie werd verstuurd, werden de leden van de huurdersorganisatie én alle andere huurders van de corporatie uitgenodigd om een (van de drie) inloopavonden te bezoeken.
De opkomst was goed en veel huurders waren nieuwsgierig. Ook hier hadden de meeste mensen geen idee wat een huurdersorganisatie doet. Daarom begon ik de avonden ook standaard met een uitleg waarom het belangrijk is dat er een huurdersorganisatie is. Dat verhaal sloeg iedere keer weer aan en veel huurders waren snel overtuigd van de noodzaak van een goede huurdersorganisatie. Dat gaf de ruimte om – met hulp van de leden van de transitiecommissie – zoveel mogelijk informatie op te halen. We vroegen aan alle aanwezigen om input te leveren over de onderwerpen waarmee de huurdersorganisatie volgens hen aan de slag zou moeten. Aan het einde van de avonden volgde steevast de vraag: hebt u interesse om de huurdersorganisatie te helpen met een aantal taken, mee te doen in een werkgroep of bestuurslid te worden?
Niet iedereen wilde dat, maar een aantal mensen was wel bereid om de handen uit de mouwen te steken of mee te denken. En net zo belangrijk: er werden veel mailadressen opgehaald van mensen die op de hoogte gehouden wilden worden.
Na de inloopbijeenkomsten organiseerde ik een aparte informatiebijeenkomst voor de mensen die interesse hadden in een bestuursfunctie. Daar vertelde ik wat er van bestuursleden verwacht zou worden. Na deze bijeenkomst brak een spannende tijd aan. Zouden er genoeg mensen zijn die zich zouden aanmelden als bestuurslid?
Gelukkig waren die er. Uiteindelijk hadden we vijf kandidaat-bestuursleden, waaronder één iemand die geen huurder bij de betreffende corporatie was. Omdat ik vond dat ik niet alleen zou moeten beslissen over de voordracht van de nieuwe bestuursleden aan de ALV, nodigde ik de leden van de commissie die mij de opdracht had verstrekt uit om als een soort ‘sollicitatiecommissie’ een gesprek te voeren met alle kandidaat-bestuursleden. De afspraak was: bij twijfel gaat de voordracht aan de ALV niet door. Uiteindelijk viel het kandidaat-bestuurslid dat geen huurder was af, maar werden op de Algemene Leden Vergadering in juni vier nieuwe kandidaat-bestuursleden voorgedragen en benoemd!
Met dank aan mijn opdrachtgever en aan alle mensen die hebben meegeholpen ben ik nog steeds trots op zo’n mooi participatieproces. Daarnaast vind ik het erg fijn dat ik het nieuwe bestuur inhoudelijk op weg heb kunnen helpen door hen de onderwerpen die in de inloopbijeenkomsten naar voren waren gebracht, mee te geven als input voor het opstellen van het eerste werkplan.
Hebt u ook ondersteuning bij het werven van nieuwe bestuursleden of wilt u ondersteuning bij een participatieproces? Neem dan vrijblijvend contact op.
Marlies Bodewus
Senior Adviseur Wonen Stade Advies
E-mail: m.bodewus@stade.nl
Tel: 06 51 05 88 14